Cách gửi hàng qua bưu điện từng bước một từ A-Z cho người mới bắt đầu

Gửi đồ qua bưu điện có lẽ là lựa chọn quen thuộc và được biết đến bởi nhiều người, ưu điểm có thể dễ dàng nhận thấy là hệ thống bưu cục rộng lớn, giúp thu gom hàng hóa tận các địa phương. Nếu bạn chưa biết cách gửi hàng qua bưu điện hãy tìm hiểu ngay với các thông tin được chia sẻ trong bài viết này, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi bạn chuẩn bị được đầy đủ các thông tin cũng như nắm được mức phí chuyển đồ bưu điện, gửi phát hàng qua bưu điện mất bao lâu.

Các hình thức gửi hàng qua bưu điện

Để thực hiện cách gửi hàng qua bưu điện được nhanh chóng, thuận tiện nhất và là gửi hàng theo hình thức chuyển phát nhanh thông thường hay cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ (ship COD), bạn đều cần nắm được các thông tin về quy định hàng hóa được phép gửi, quy cách đóng gói chuẩn, chuẩn bị các thông tin người gửi cũng như người nhận hàng, ngoài ra bạn cũng nên biết về các dịch vụ chuyển phát của bưu điện.

>>> Xem thêm: Ship COD là gì?

Có 3 hình thức chuyển hàng qua bưu điện được áp dụng phổ biến đó là:

- Bưu phẩm đảm bảo: Sử dụng cho việc gửi các công văn, giấy tờ quan trọng. Mã bưu phẩm đảm bảo bắt đầu bằng chữ R (Ví dụ: RM123456VN).

- Chuyển phát nhanh EMS: Sử dụng cho việc gửi các sản phẩm hàng hóa cần được vận chuyển trong thời gian sớm. Mã bưu phẩm chuyển phát nhanh bắt đầu bằng chữ E (Ví dụ: EM123456VN).

- Bưu kiện: Áp dụng cho việc gửi hàng hóa thông thường. Hình thức này phí vận chuyển sẽ rẻ hơn chuyển phát nhanh nhưng thời gian giao hàng sẽ lâu hơn. Mã bưu phẩm của bưu kiện sẽ bắt đầu bằng chữ C (Ví dụ: CM123456VN).

Khi đã nắm rõ được các hình thức mà bưu điện cung cấp, bạn cần lựa chọn cho mình phương thức phù hợp với tình trạng hàng và mong muốn của khách hàng cũng như bản thân bạn. Tiếp theo là những bước chuẩn bị hàng và cách gửi hàng qua bưu điện nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm thời gian nhất.

Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện với 4 bước đơn giản

Để gửi hàng qua bưu điện một cách dễ dàng nhanh chóng bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác nhận lại thông tin người nhận

Để có thể gửi hàng qua bưu điện thành công thì thông tin người nhận là điều bắt buộc cần phải có. Thông tin càng cụ thể bao nhiêu thì hàng hóa sẽ dễ dàng đến tay người nhận bấy nhiêu. Nếu địa chỉ người nhận ở những con đường lớn trong những vùng trung tâm thành phố thì dễ dàng tìm thấy, nhưng nếu địa chỉ người nhận ở những vùng sâu vùng xa thì địa chỉ sẽ rất khó tìm. Chính vì thế, đối với một đơn hàng gửi đi tỉnh nào, bạn cũng cần hỏi những thông tin sau đây:

- Tên người nhận hàng (Không phải lúc nào người đặt hàng và người nhận hàng cũng là một, vì vậy bạn cần hỏi chính xác người nhận hàng là ai?).

- Số điện thoại của người đặt hàng và cả người nhận hàng (Nếu hai người là một thì dùng một số điện thoại, nhưng nếu là hai người khác nhau thì cần phải hỏi số điện thoại của từng người).

- Địa chỉ chi tiết của người nhận hàng (chính xác đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh).

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa/ bưu phẩm

Các loại hàng hóa dù là hóa đơn, thư từ hay bưu phẩm khác, bạn cũng cần đóng gói và cho vào phong bì mới có thể thực hiện vận chuyển. Cách gói hàng gửi bưu điện của từng sản phẩm sẽ khác nhau, tùy theo từng mặt hàng. Cân nặng của hàng hóa, bưu phẩm, hình thức vận chuyển (chuyển phát nhanh hay chuyển phát thường) là yếu tố quyết định đến phí ship gửi hàng bưu điện.

Hàng hóa sẽ được để và lưu trong kho qua nhiều chặng. Bởi vậy bạn cần phải bọc hoặc đóng thùng một cách chắc chắn và cẩn thận. Phòng các trường hợp không mong muốn như đồ bị shock (với thiết bị điện tử), bị mẻ do va đập (với hàng dễ vỡ).... Việc bạn tự đóng gói trước ở nhà luôn đảm bảo món đồ gửi đi được bảo quản cẩn thận.

Bạn có thể sử dụng các vật liệu đóng gói như: túi ni lông, màng bọc ni lông, màng xốp hơi, thùng carton… để đóng gói các mặt hàng dễ vỡ. Lưu ý bọc kỹ các góc cạnh của sản phẩm. Vì trong quá trình vận chuyển có rung lắc thì sản phẩm của bạn vẫn an toàn. Ngoài ra bạn có thể dán thêm một dòng phía bên ngoài bọc "Hàng dễ vỡ, xin nhẹ tay" để nhân viên khi chuyển sẽ lưu ý. Đối với các mặt hàng mang tính giấy tờ quan trọng, bạn cần niêm phong trước khi gửi.

Bước 3: Tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng nhất để gửi hàng

Bưu điện Việt Nam có hệ thống bưu cục trên toàn quốc, tất cả các địa phương đều có một hoặc nhiều bưu cục, do đó, để tiết kiệm thời gian đi lại, trước khi đi gửi hàng qua bưu điện cho khách, bạn nên tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng của mình nhất để đến gửi hàng. Cách tìm kiếm địa chỉ bưu điện rất đơn giản. Bạn chỉ cần truy cập vào đường dẫn: http://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem

Sau đó, bạn nhập thông tin về tỉnh/thành phố, quận/huyện bạn đang kinh doanh và chọn loại dịch vụ mà bạn muốn là dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hay bưu phẩm đảm bảo.... danh sách các bưu cục ở khu vực bạn lựa chọn sẽ hiện ra.

Ví dụ: Bạn muốn gửi hàng hóa từ Quận Cầu Giấy, Hà Nội và bạn gửi bưu kiện trong nước. Bạn chỉ cần nhập thông tin như ở hình dưới đây, danh sách các bưu cục có hỗ trợ gửi bưu kiện trong nước ở khu vực Cầu Giấy – Hà Nội sẽ hiện ra.

Khi đến bưu điện, hàng hóa và bưu kiện của các bạn sẽ được nhân viên bưu điện kiểm tra, sau đó báo mức phí cần phải thanh toán cho từng loại hàng hóa. Sau khi đã kiểm tra hàng hóa bạn sẽ nhận phiếu thông tin từ nhân viên bưu điện. Nhiệm vụ của các bạn là điền đầy đủ thông: người gửi, người nhận, địa chỉ, số điện thoại người nhận... phiếu thông tin này sẽ có bản sao dành cho khách hàng để đối chiếu khi cần thiết.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục gửi hàng bưu điện

Tiếp theo bạn sẽ cân thanh toán cước phí dịch vụ cho nhân viên hỗ trợ, bạn cần giữ phiếu vận chuyển để có thể nhận thanh toán tiền COD hoặc sử dụng khi cần thiết. 

Bước cuối cùng, các nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra lại một lần nữa các thông tin. Để hàng không thất lạc, địa chỉ của người gửi và người nhận cần chính xác. Bên cạnh đó cũng sẽ xác nhận cách gửi hàng hóa của bạn tại bưu điện. Nếu các thông tin chính xác thì bạn đã hoàn tất thủ tục gửi hàng.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách đặt Grab giao hàng đúng chuẩn

Những lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

Tất cả hàng hóa và bưu phẩm trước khi gửi đi đều được bộ phận nhân viên bưu điện kiểm tra kỹ, để tránh mất thời gian, khách hàng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

- Cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ: Để tránh trường hợp không liên lạc được với người nhận, địa chỉ người nhận không cụ thể, rõ ràng nên buộc người gửi phải cung cấp chính xác thông tin địa chỉ người nhận.

- Xác định loại hàng hóa cần gửi: Hàng hóa gửi đi phải được xác định, phân loại chính xác rõ ràng: thư mời, công văn, bưu phẩm, tài liệu, hàng dễ vở như thủy tinh, gốm, chất lỏng hoặc các mặt hàng có giá trị cao. Tùy thuộc vào từng mặt hàng mà phí gửi cũng phải khác nhau.

- Xác định khối lượng, tình trạng đóng gói cả hàng hóa: Tát cả các mặt hàng trước khi gửi bằng đường bưu điện phải được kiểm tra trọng lượng để tính phí vận chuyển. Hàng hóa, bưu phẩm phải được đóng gói cẩn thận, nhất là đối với những mặt hàng có giá trị dễ vỡ.

- Những sự cố có thể xảy ra khi gửi hàng qua bưu điện: Hàng hóa và bưu phẩm khi được gửi đi từ đường bưu điện đôi lúc cũng xảy ra những sự cố bất ngờ như: đỗ vỡ, thất lạc, không liên hệ được với người nhận, hàng bị trả lại, thời gian vận chuyển lâu hơn so với dự kiến.... Nếu không may xảy ra những trường hợp này các bạn phải liên hệ trực tiếp đến bưu điện để được xử lý kịp thời.

Trên đây là cách gửi hàng qua bưu điện và những thông tin giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn. Tóm lại khi gửi hàng qua bưu điện các bạn nên làm đúng theo quy trình để giúp việc vận chuyển hàng đi đến tay người nhận trong thời gian sớm nhất và thuận lợi nhất. Mong rằng những chia sẽ trên đây sẽ giúp ích cho các bạn trong lần đầu gửi hàng qua bưu điện.

Phần mềm quản lý bán hàng Salekit chúc các bạn gửi hàng qua bưu điện thành công