Kinh nghiệm quản lý kho bằng Excel đơn giản, tiết kiệm thời gian

Đối với các doanh nghiệp việc quản lý kho hàng hóa chưa bao giờ là điều dễ dàng cả. Số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra hằng ngày tương đối lớn không tránh khỏi những thất thoát, mất mát, nhầm lẫn giữa các sản phẩm.

Excel hiện đang là giải pháp, công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý kho hàng mà bất kỳ cửa hàng nào cũng nên biết. Vậy làm thế nào để quản lý kho bằng Excel hiệu quả và tiện lợi nhất? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn đọc những cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel được mọi người truyền tay nhay hiện nay. Cùng khám phá để có cho mình những thông tin hữu ích nhé.

Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel

Quản lý kho là một hoạt động phức tạp với nhiều công việc khác nhau liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản cũng như quản lý số lượng hàng hóa có trong kho. Việc quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính liên tục cho quá trình bán hàng được thông suốt cũng như giảm thiểu chi phí vận chuyển lưu thông hàng hóa, cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cũng như các hoạt động sản xuất phân phối hàng hóa.

>>> Xem thêm: Gợi ý cách sắp xếp kho hàng nhanh - gọn - lẹ, dễ tìm hiếm hàng hóa

Với doanh nghiệp việc quản lý kho sẽ giúp giảm chi phí, giảm hàng tồn kho, tăng doanh thu. Bên cạnh đó, khi quản lý kho bằng Excel, việc thống kê – phân loại dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu một cách rõ ràng. Excel cũng là là phần mềm miễn phí, bạn chỉ cần tải về laptop hoặc máy tính là có thể sử dụng được mà không cần tốn bất cứ chi phí nào. Đây là phần mềm được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu và trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Quản lý kho bằng Excel là phương pháp quản lý hàng hóa đơn giản, dễ sử dụng nhưng đồng thời cũng chưa nhiều rủi ro, hạn chế như:

• Nhập liệu thủ công nên rất mất thời gian, dễ sai sót và nhầm lẫn, không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác.
• Dữ liệu không được bảo mật, nếu máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì rất dễ xảy ra tình trạng mất các dữ liệu.
• Các hàm tính trên Excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên sẽ không tránh được sự sai sót như tính toán báo cáo.
• Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều
• File excel quản lý kho thường là bản offline nên không thể chủ động kiểm soát được thông tin nếu không truy cập vào máy tính của cá nhân, tính linh hoạt không cao

Các cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel

Cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel không hề khó khăn như mọi người vẫn nghĩ nhé. Bạn chỉ cần tạo và chia các file Excel quản lý kho thành từng đầu mục mà bạn mong muốn là được. Dưới đây là một số cách quản lý kho bằng Excel bạn có thể tham khảo như:

Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu

Bước 1: Mở một file mới trên Excel

Bước 2: Tạo các sheet

Bạn tạo 5 sheet mới và sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet

Với sheet NHAP

Với sheet này, bạn sẽ phải nhập các thông tin như sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá, Thành Tiền, Nhà cung cấp. Hoặc cũng có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, SĐT, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.

Với sheet XUAT

Bạn sẽ nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, khách hàng. Hoặc cũng có thể sẽ cần thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, SĐT, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm. Các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,… sẽ được lưu trữ tại đây. Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta bán. Không phải mất công nhớ.

Với sheet BAO CAO

Thông thường với sheet này chúng ta chỉ cần tới báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn. Với báo cáo bán hàng, bạn cần: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu. Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối.

Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho

Trên thực tế với các hàm Excel phổ biến ta có thể làm hầu hết các yêu cầu của công việc. Với 1 file Excel quản lý kho, bán hàng đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:

Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột

Khi nhập, xuất bạn chỉ nhập mã hàng là đủ. Các thông tin về tên hàng và đơn vị tính, giá… sẽ dùng vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa sang. Điều này đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian cho chủ các cửa hàng, doanh nghiệp.

Sumif(s): Tính tổng theo điều kiện

Hàm này cực kỳ quan trọng và không thể thiếu để tính tổng số lượng và thành tiền nhập, xuất theo điều kiện, từng mã hàng để từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.

Iferror: Kiểm tra các giá trị lỗi trong Excel

Hàm Iferror giúp kiểm tra nếu một biểu thức (hoặc giá trị) được cung cấp ban đầu trả về lỗi Excel, hàm sẽ trả về giá trị logic TRUE, nếu không hàm trả về giá trị FALSE. Chúng ta nên dùng hàm này vì khi viết hàm vlookup thì bạn sẽ áp dụng cho cả nghìn dòng để khi điền mã hàng thì giá tự lên.

Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở dòng chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A. Dùng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A làm cho file Excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Salekit -  phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho hiệu quả bạn không nên bỏ qua

SaleKit là phần mềm đa kênh mang đến cho các cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ một nền tảng quản lý bán hàng, quản lý kho hàng tổng thể từ online đến offline. Phần mềm quản lý kho hàng của Salekit sẽ hỗ trợ bạn các công việc như:

• Hỗ trợ quản lý nhiều kho hàng.
• Nhập hàng, trả hàng NCC, điều chuyển giữa các kho.
• Kiểm kho nhanh chóng, hỗ trợ dùng máy quét mã vạch.
• Tự động tính giá trị hàng tồn kho theo tháng.
• Cho phép kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàng, theo dõi lịch sử nhập xuất, hạn sử dụng sản phẩm, lỗi hàng hóa… và vô vàn các tính năng ưu việt khác.

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho của Salekit, bạn hoàn toàn có thể yên tâm vì đã kiểm soát được thông tin sản phẩm, ngày xuất nhập sản phẩm, số lượng sản phẩm còn hay hết, giá vốn giá bán sản phẩm và báo cáo tồn kho theo từng ngày. Bạn có thể kiểm tra thông tin mọi lúc mọi nơi, tối ưu các giải pháp mà quản lý kho bằng Excel không làm được.

Những lưu ý khi quản lý kho bằng Excel

Nếu lựa chọn quản lý kho bằng Excel để mang đến hiệu quả cao cho cửa hàng bạn cần lưu ý những điều sau:

• Phải biết thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình vì nó giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.
• Phải có kiến thức về Excel bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp như: các hàm (IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…); thao tác xử lý tập tin, các dữ liệu, thiết kế, định dạng…
• Chú ý khi nhập các hàm tính, căn chỉnh độ rộng trước khi viết hàm để tránh lỗi sai cơ bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu.
• Sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
• Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.

Ngoài dùng file Excel bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Salekit giúp quản lý kho hàng, kết nối vận chuyển rất hiệu quả.

Hy vọng với những thông tin chia sẻ trong bài viết này của chúng tôi, bạn sẽ biết cách quản lý kho bằng Excel một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn kinh doanh thành công.